Η ATTICA MOVERS SA για την επιτυχή προσφορά των υπηρεσιών μεταφοράς και συσκευασίας οικοσκευών κτλ. χρειάζεται να συλλέγει, διαχειρίζεται και να χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα και έγγραφα.

Η παρούσα Πολιτική αφορά τους τρόπους με τους οποίους ATTICA MOVERS SA συλλέγει διατηρεί και χρησιμοποιεί προσωπικά δεδομένα ώστε υπάρχει συμμόρφωση με το πρότυπο FAIM 3.1 και τη εφαρμοζόμενη νομοθεσία.

Αφορά πελάτες είτε μεμονωμένους, είτε εταιρείες δημόσιων ή ιδιωτικών συμφερόντων, προμηθευτές υπεργολάβους εργαζόμενους, συνεργάτες και άλλους οργανισμούς.

Η Πολιτική έχει εφαρμογή σε προσωπικά δεδομένα και έγγραφα όπως ονόματα, διευθύνσεις τηλέφωνα, αλληλογραφία, φάκελους πελατών, συμβάσεις και ότι έχει να κάνει με πληροφορία είτε έγχαρτη είτε ηλεκτρονική που συλλέγονται με σκοπό την επιτυχή ολοκληρωμένη υλοποίηση των υπηρεσιών της.

Η παρούσα Πολιτική επισυνάπτεται στις συμβάσεις ATTICA MOVERS SA και πελάτη όπου με την αποδοχή της υπάρχει συναίνεση για τη συλλογή και τη χρήση πληροφοριών με σκοπό την επιτυχή προσφορά των υπηρεσιών της όπως αναφέρονται σε αυτή την πολιτική διαχείρισης προσωπικών δεδομένων.

Οποιοσδήποτε εργάζεται στην εταιρεία ή για την ATTICA MOVERS SA έχει ευθύνη να διατηρεί ασφαλή και εμπιστευτικά τα προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική, ενημερώνοντας για τη υποχρέωση να υπάρχει συμμόρφωση με την παρούσα Πολιτική.

Υπευθυνότητες

Η Διοίκηση παρέχει τους απαραίτητους πόρους για τη διατήρηση και βελτίωση της προστασίας προσωπικών δεδομένων και εγγράφων σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική και τη νομοθεσία.

Ο Υπεύθυνος Τήρησης αρχείου και προσωπικών δεδομένων έχει τις κάτωθι αρμοδιότητες:

  • Να ανασκοπεί την παρούσα Πολιτική και να διευθετεί τυχόν ερωτήματα του προσωπικού

  • Να εκπαιδεύει τους εμπλεκόμενους σε πρακτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων

  • Να ελέγχει συμβάσεις με προμηθευτές ή άλλους συνεργάτες που θα διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα

  • Σε συνεργασία με τον εγκεκριμένο εξωτερικό συνεργάτη IT θα πρέπει να γίνεται συντήρηση, συχνοί έλεγχοι και αναβάθμιση των λειτουργικών συστημάτων (software & hardware) ώστε να πληρούνται τα επίπεδα ασφάλειας.

Το προσωπικό που διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα θα πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένο από του Υπεύθυνο Τήρησης Αρχείου και προσωπικών δεδομένων και ενήμερο για τη υποχρέωση να συμμορφώνεται με την παρούσα Πολιτική.

Χρήση, τήρηση και αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων

Η συλλογή των δεδομένων από τον πελάτη μπορεί να γίνει είτε μέσω ηλεκτρονικό τρόπο, είτε τηλεφωνικά, είτε σε έγχαρτη μορφή για να εξυπηρετηθούν και να ολοκληρωθούν οι προφερόμενες υπηρεσίες προς τον πελάτη.

Πολύ σημαντικός παράγοντας είναι να τηρούνται τα δεδομένα σε επίκαιρη μορφή. Το προσωπικό που διαχειρίζεται δεδομένα του πελάτη οφείλει να τα επικαιροποιεί και να επιδιώκει να είναι ακριβή με τους παρακάτω τρόπους:

  • Οι φάκελοι των πελατών θα πρέπει να τηρούνται σε ειδικές βιβλιοθήκες αποκλειστικά για το σκοπό αυτό και οι παλαιότερες εκδόσεις θα πρέπει να αρχειοθετούνται στην αποθήκη σε κλειστά κουτιά.

  • Αντίγραφα για κάθε φάκελο του πελάτη θα πρέπει να αποφεύγεται να εκδίδονται

  • Το προσωπικό θα πρέπει να φροντίζει σε κάθε τηλεφωνική επικοινωνία του να επιβεβαιώνει τα προσωπικά του δεδομένα και να καταγράφει οτιδήποτε έχει τροποποιηθεί ή καταργηθεί. (π.χ πελάτες που επανέρχονται κτλ).

  • Η διάρκεια τήρησης των φακέλων του πελάτη εξαρτάται από την ελληνική νομοθεσία που απαιτεί τήρηση αρχείων για 15 χρόνια για φορολογικούς λόγους.

  • Για πελάτες που έχει ολοκληρωθεί το έργο και δεν υπάρχει άλλη επικοινωνία θα πρέπει να αρχειοθετούνται στην αποθήκη σε κλειστά κουτιά.

  • Η καταστροφή των έγχαρτων εγγράφων που περιέχουν προσωπικά δεδομένα γίνεται μετά την πάροδο δεκαπενταετίας. Τα έγχαρτα αρχεία καταστρέφονται σε καταστροφέα (shredder) από την ίδια την εταιρεία και το χαρτί ανακυκλώνεται. Επίσης διαγράφονται και τα ηλεκτρονικά αρχεία των ίδιων φακέλων.

Πρόσβαση

Ο πελάτης έχει ανά πάσα στιγμή τη δυνατότητα να απευθύνεται στην ATTICA MOVERS SA και να επιβεβαιώνει το περιεχόμενο των στοιχείων που τηρεί η εταιρεία, την εγκυρότητα των στοιχείων του.

Κοινοποίηση σε τρίτους

Μόνο όταν κριθεί απαραίτητο από τον Υπεύθυνο Τήρησης αρχείου και προσωπικών δεδομένων και στα πλαίσια ολοκλήρωσης των υπηρεσιών της ATTICA MOVERS SA γίνεται η κοινοποίηση στοιχείων στους εγκεκριμένους συνεργάτες της με την δέσμευση τους για τήρηση της εμπιστευτικότητας.

Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις όπως η ζήτηση προσωπικών δεδομένων από τις αρχές, η ATTICA MOVERS SA θα έχει την δέσμευση για την παροχή στοιχείων που ζητηθούν ακολουθώντας πάντα τη νομοθεσία και τις νομικές συμβουλευτικές καθοδήγηση όπου κριθεί απαραίτητο.